Xây dựng kế hoạch ngân sách là bước đầu tiên và quan trọng nhất trước khi bắt tay vào thực hiện. Việc này giúp bạn định hình những đầu việc cần phải làm cũng như giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.
Với bài viết này, Money Lover chia sẻ cho bạn kinh nghiệm xương máu để lập kế hoạch ngân sách hoàn hảo, cụ thể như: Ngân sách với kế hoạch gắn liền với chiến lược của công ty, sử dụng ngân sách cuốn chiếu, ngân sách tổng hợp,…
→ Xem thêm: 7 lý do nên thiết lập ngân sách chi tiêu
1. Ngân sách là gì?
Trước khi bắt đầu chia sẻ những kinh nghiệm xương máu để lập kế hoạch ngân sách hợp lý. Hãy cùng tìm hiểu định nghĩa ngân sách là gì?
Ngân sách là một bản kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai. Nó có thể được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau. Nhưng thường được mô tả bằng ngôn ngữ tài chính.
Ngân sách là thước đo các hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện bằng các con số được quy đổi ra thành số tiền cụ thể.
2. Kế hoạch lập ngân sách phải gắn liền với chiến lược của doanh nghiệp
Một kế hoạch ngân sách hiệu quả, phải được kết nối ngân sách với các chiến lược của công ty.
Các hoạt động này phải có mối liên hệ nguyên nhân – kết quả, với những mục tiêu đã đưa ra của doanh nghiệp.
Một công cụ có thể hỗ trợ kết hợp quy trình lập ngân sách và đánh giá đó là, thẻ điểm cân bằng BSC.
Thẻ này hỗ trợ chức năng điều phối, mà việc lập ngân sách nên thực hiện. Nó không thể hoàn toàn, thay thế tính năng điều hành các hoạt động và lập dự tính lợi nhuận của ngân sách.
→ Xem thêm: Hướng dẫn lập kế hoạch tài chính cá nhân khi ra ở riêng
3. Sử dụng ngân sách tổng hợp để giảm các chi tiết
Khi lập kế hoạch ngân sách, cần thời gian để tạo lập hợp nhất các ngân sách của các hoạt động trong doanh nghiệp.
Chính vì cần thời gian đó nên làm mất tập trung khỏi KPI. Cản trở việc ra quyết định và làm giảm tính linh hoạt của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, để giảm các chi tiết trong ngân sách, các doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp.
Tập trung vào việc lên kế hoạch cho những nhóm sản phẩm chính của công ty. Sử dụng ngân sách tổng hợp, để đưa ra các quyết định ở từng bộ phận một cách dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.
→ Xem thêm: 7 bước lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu tài chính cá nhân
4. Sử dụng ngân sách cuốn chiếu
Các ưu điểm của việc sử dụng ngân sách cuốn chiếu; đó là kế hoạch được thiết lập có thể được cập nhật trong từng quý.
Đưa các nhà quản lí ra xa khỏi mục tiêu cuối năm. Giúp cân bằng các tư duy ngắn hạn và trung hạn. Hơn nữa khi các thay đổi về điều kiện thị trường diễn ra, các doanh nghiệp có thể nắm bắt lấy cơ hội hoặc tăng nguồn tài nguyên.
Vì vậy sử dụng ngân sách cuốn chiếu thay vì ngân sách cố định sẽ giúp cho các hoạt động trong công ty linh hoạt hơn.
5. Xác định mục tiêu quan trọng sử dụng ngân sách
Khi lập ra một kế hoạch ngân sách chi tiết, bạn phải có những mục tiêu rõ ràng. Tương ứng với những mục tiêu đó, cần chi bao nhiêu tiền để thực hiện và đi vào hoạt động.
Những mục tiêu này cần được minh bạch, chi tiết, có thể đo lường được kết quả bằng số liệu thực tế, có tính khả thi.
6. Tính toán các chi phí dự kiến
Đối với việc lập một bản kế hoạch ngân sách, bước tính toán các chi phí dự kiến là cực kỳ quan trọng.
Bạn nên lượng hóa các chi phí đó thành những con số cụ thể bằng tiền, bằng định lượng khác. Để giúp quá trình lập ngân sách được rõ ràng hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn.
7. Tính toán lợi nhuận thu về dự kiến
Sau khi tính toán được các chi phí dự kiến, để lập ngân sách chi phù hợp với nhu cầu hoạt động của công ty.
Việc tính toán lợi nhuận thu về dự kiến sẽ giúp cho doanh nghiệp đó biết được chính xác hiệu quả công việc, hoạt động đã chi tiền đó. Và cũng để có những điều chỉnh phù hợp, trong quá trình hoạt động kinh doanh tiếp theo.
Tính toán được lợi nhuận thu về dự kiến; còn giúp cho doanh nghiệp có những phương án dự phòng; khi dự án hay hoạt động đó có những vấn đề cần được giải quyết.
8. Quản lý ngân sách hiệu quả
Một trong những bước quan trọng đó là quản lý ngân sách của doanh nghiệp. Bạn có thể quản lý thủ công, hoặc sử dụng các công cụ công nghệ.
Giúp bạn dễ dàng quản lý ngân sách hiệu quả mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức. Ứng dụng Money Lover là một công cụ công nghệ đó.
Money Lover cho phép bạn đo lường các quỹ mà bạn đã chi trong ngân sách qua các biểu đồ dễ nhìn, dễ áp dụng. Đặc biệt có thể sử dụng ở bất cứ đâu, thời điểm nào.
